【オンライン商談】成功のコツとは?

昨今の情勢を踏まえ、イチグウ株式会社を含め様々な会社がリモートワークが実施する中、対面でのお仕事は難しい状況となりました。
弊社の営業部も、これまでは対面で行っていた面談もオンライン商談へ切り替えたりと、仕事のスタイルが大きく変化しました。
しかし、対面での商談と画面越しでのオンライン商談には大きな違いが様々にあるため、上手に対策しながら活用していくことがオンライン商談成功の鍵となります。

1オンライン商談とは?

オンライン商談(Web商談)とは、パソコン、スマートフォン等を使い、インターネット(Web)を通して、商談を行う方法です。新型コロナウイルスが流行する中、対面ではなく商談を行う方法として、現在も注目され、また活用している企業が増えています。
感染リスクもなく、商談をすることができるので、お互い安心をして行う事ができます。

オンライン商談のメリット・デメリット

オンライン商談の「メリット」と「デメリット」を簡単に紹介していきます。
メリット
・感染の心配なし
・交通費・移動時間なし
・遠隔地の顧客の獲得
・商談時間の短縮化
・資料を印刷しなくていい
・コンタクト頻度が上がる
交通費、移動時間の削減は、とても大きいメリットと言えるのではないでしょうか。商談は、実際の商談時間と移動時間を含めると平均3時間と言われています。この3時間で、オンライン商談を行うケースを考えた場合、商談時間が1時間だと仮定すると、おおよそ3社と商談をすることができると言えます。また、出張には宿泊費や交通費など大きなコストがかかるため、遠隔地の顧客を避けて商談を行っていた企業様も多いのではないでしょうか。オンライン商談なら、遠隔地もアプローチすることができ、この問題も解決されます。

デメリット
・相手の表情や雰囲気が分かりにくい
・通信環境に左右される
・オンラインツールのインストールを相手方に必要な場合がある
ICT化が進んでいる世の中ですが、オンライン商談をしよう!と思っていも、通信設備が整っていない企業もまだまだあります。通信設備があった場合でも、通信環境が悪いと、回線トラブルや、音声トラブルが起き、商談が中断となってしまうことも…
また、画面越しだと対面に比べて表情が分かりにくくなります。そのため、対面よりも意識して表情を作ることが大切です。

2相手に伝わりにくい!?

対面での商談と、オンライン商談での大きな違いは「感覚的な情報が少ない」所です。対面での商談に比べると、画面越しでは相手方の表情がわかりにくく、仕草も見ることができないため、説明に対しての反応や、感情、その場の雰囲気を捉えることが難しくなります。

だからこそ、いかに視覚的な情報を洗練できるかにも気を配る必要があります。
商談において、第一印象は最も重要だと言われているものです。身だしなみのチェック、笑顔や名刺交換の練習、などした経験はありませんか?印象によっても契約するか左右されます。

営業をされている方は一度は聞いたことがあるでしょうか?

「メラビアンの法則」「7-38-55のルール」とも言われています。 「コミュニケーションをを取る時に、どのような情報に基づいて印象が決まるのか」を比率で表した有名な学説です。

提唱されたのが、頭文字取った「3Vの法則」というものです。
「言語情報=Verbal」7%
「聴覚情報=Vocal」38%
「視覚情報=Visual」55%

「美味しい!」と食事をしている人がいます。しかし、表情は硬く、苦笑いをしています。「本当は美味しくないのかな?」と感じませんか?

つまり、言葉よりも、見た目の印象の方が強く伝わるという事です。 「人は見た目が9割」という本も話題となりましたね。

画面越しに伝わる印象には、どんなものがあるでしょうか?
画面の中央に顔がに映し出されます。下半分のスーツを着ていなくてもバレないのがオンライン商談です。

「身長これくらいなんだ」「スーツ綺麗にきているな」「雰囲気良さそう!」…など、対面だと、伝えなくても相手方伝わっていた、見た目の基本的な人物の印象がわずかしか伝わりません。画面越しに、相手方の印象を掴むことも難しいと感じたはずです。

また、オンライン商談になって、相手との初めてのコミュニケーションであった「名刺交換」がなくなりました。
名刺交換ができない代わりに、会社名やロゴ、名前などをバーチャル背景の画像に記載する方法があります。また、QRコードに名刺データを受け込み渡す手段もあります。

3通信環境を整えよう

あれ…繋がらない…!声が聞こえない…!
そんな回線トラブルや音声トラブル、一度はないでしょうか?

相手方との通信の状態が悪く、聞き直しても聞き取れず…。

相手の通信環境は変えることができないので、こちらでできる通信環境の整備は最低限に準備することが大切です。Zoomなどの、オンラインツールの使用には多くのデータを使用するため、通信状況に問題が発生しやすいです。

通信状況に問題が発生しやすい、データ量や、通信速度が不安定な
・スマートフォンのデザリング
・ポケットWi-Fi
などをメインに使うのは避けましょう。予備の通信機能として準備することは勿論◎です。

通信状況の問題が安定しやすい回線としては下記のものがあります。
・Wi-Fiルーター(無線)
・有線LAN
これら使用することがデータ量の心配がなく安心して利用することができます。
無線と有線どちらがいいの?となってきますがそれぞれメリット・デメリットがあり、向いている、向いていないがあります。

有線はコードが必要になるため、パソコンの移動はコードの繋がる範囲でしか身動きができません。有線のメリットとしては、大きなデータでも通信速度が速く、通信が安定し、無線に比べ、セキュリティ面での危険性は少ないとされます。

無線はコードがなく、目に見えない電波による通信のため、電波が届く範囲内でパソコンなどを移動して仕事をすることができます。また、スマートフォンの接続も可能になります。
メリットとしては、複数人のネットの接続がしやすいです。そのため、セキュリティ面での不安があげられます。また、大きなデータのやり取りをすると、回線が不安定になります。

そのため、Zoomを行う際には大きなデータ量でも通信が安定する「有線」が安心してオンライン商談をすることができそうですね。

通信環境以外の面での環境は音に気を付けましょう。会話以外の雑音がうるさいと集中することができません。商談の際には静かな環境で行えるようにしましょう。
イヤフォンを使う際には、マイクによっては音を拾いやすい物もあるため、一度、社内でリハーサルを行い確認をしてみましょう。

4オンライン商談のポイント

リマインドメールを忘れずに

対面の商談でもアポイントの前日にリマインドメールを送ると思いますがオンライン商談においても、前日のリマインドメールは必須になります。 また、オンライン商談では、オンライン商談をする上で必要な動作環境等を事前にメールに含めると、良いでしょう。

アイスブレイクの準備を忘れずに

商談を始める前のアイスブレイクはとても大切であり、相手方の心をキャッチすることで、商談の成功率を高めることができます。しかし、アイスブレイクにおいても画面越しではやりにくさがあります。視覚的・感覚的な情報量が少ない相手に、対面の商談の時よりも、相手方は緊張したり、警戒心が強くなっています。
さらに、対面の商談のように名刺交換や来社までの話や、事務所の雰囲気などについてのアイスブレイクはすることができません。焦らずに、スムーズにアイスブレイクを始めるためにも、ネタをあらかじめ考えたり相手企業の情報を収集する事はとても大切になってくるので、事前に企業調べは必ず行い話題をいくつか持っておきましょう。

こまめに相手の反応を確認する

少し話は変わりますが、最近の大学生のほとんどは、オンラインで授業を受けています。家で受けている分、気が抜けて聞いているようで聞いていなかったり、講義を受けながらスマートフォンの操作をしたりと、聞く意識の低下が起きています。そのため、教師は授業作りを「パラダイム転換」しました。(「パラダイム転換」とは…経験による考え方に囚われずに、物事をみようとすることです。)
授業は、学生の反応をみて授業を展開していく物でしたがパラダイム転換をし、教師が学生が反応する機会を意図的につくりだして授業をするようにしました。
オンライン商談になると、相手方の反応を雰囲気や表情を見て捉えることが難しいため、オンライン商談では相手方への質問の機会を増やす必要があります。一方通行になりがちな 商談とならないように、対面商談の時よりもこまめに質問をするように意識しましょう。

5ツールを比較してみました!

現在、オンラインツールには様々ありますが、どれを使えばいいのか、また何が違うのか分かりにくいですよね。今回は一度は耳にした方が多いと思われる、「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」の3つを比較してみました。

無料版
ツール名 時間 画面共有 録画・録音 接続人数
Zoom 40分※1対1の場合は無制限 100人
Microsoft Teams 無制限 × 300人
Google Meet 1時間 × 100人
有料版
ツール名 時間 画面共有 録画・録音 接続人数 価格
Zoom 無制限 最大500人
※プランによって異なる
1600円~
Microsoft
Teams
無制限 無制限
※プランによって異なる
540円~
Google Meet 300分 最大250人
※プランによって異なる
8ドル

無料版でもかなり使えると思います。ちなみに弊社ではZoomを使用しています。知名度も高く、Zoomを既にインストールされている企業が多いため、スムーズにオンライン商談を始めることができるので、おすすめです。

6まとめ

新型コロナウイルスの終息後でも、オンライン商談は継続される商談方法の1つになるでしょう。オンライン商談にはたくさんのメリットがあるため、デメリットを上手に対策しながら活用していくことで、商談の成約率upを目指しましょう。